Beratung für Hausverwaltungen – mehr Einheiten, gleiches Team
Warum die meisten Verwaltungen beim Thema KI nicht weiterkommen
Nicht weil die Technik zu kompliziert ist. Sondern weil niemand ihnen zeigt, wo sie im Verwaltungsalltag tatsächlich hilft – und wo nicht.
Du brauchst keine Digitalisierungsstrategie. Du brauchst jemanden, der sich deine Abläufe anschaut und sagt: "Hier. Diese drei Sachen kann ab nächster Woche eine KI machen."
Genau das mache ich.
KI-Potenzialanalyse
Ich schaue mir deine Verwaltung an und identifiziere, wo Automatisierung am meisten bringt. Konkret, ehrlich, ohne Fachchinesisch.
Was du bekommst:
- Eine klare Übersicht deiner zeitintensivsten Abläufe – vom Posteingang bis zur Beschlussumsetzung
- Konkrete Empfehlungen, welche davon automatisierbar sind
- Eine realistische Einschätzung: Wie viele Stunden spart dein Team pro Woche? Was kostet die Umsetzung?
- Einen Report, der dir gehört – egal ob wir danach zusammenarbeiten oder nicht
Dauer: ca. 90 Minuten Gespräch plus Ausarbeitung
Für wen: Jede Verwaltung, die wissen will, ob KI bei ihr Sinn macht – ohne sich gleich festzulegen.
Umsetzung und Begleitung
Du willst nicht nur wissen, was möglich ist – du willst es umsetzen. Ich begleite deine Verwaltung über drei bis sechs Monate bei der Einführung.
Was das konkret heißt:
- Auswahl und Einrichtung der Werkzeuge, die zu deiner Verwaltersoftware passen
- Automatisierung von Posteingang, Schadensabwicklung, Rechnungszuordnung und Standardkommunikation
- Schulung deiner Mitarbeiter – so, dass sie es wirklich nutzen
- Laufende Betreuung und Anpassung, bis es rund läuft
Für wen: Verwaltungen, die nach der Potenzialanalyse sagen: "Ja, lass machen."
Beratung rund um die Verwaltung
Nicht jedes Problem in einer Hausverwaltung ist ein KI-Problem. Manche sind Prozess-, Organisations- oder Strategiefragen. Auch dabei helfe ich.
- Aufbau und Struktur: Du gründest oder übernimmst eine Verwaltung und brauchst von Anfang an saubere Abläufe.
- Prozesse und Software: Deine Verwaltersoftware kann mehr, als ihr nutzt – oder sie ist die falsche. Ich schaue mir das neutral an.
- Bestandsübernahme und Verwalterwechsel: Neue Objekte sauber übernehmen, ohne dass das Tagesgeschäft zusammenbricht.
- Wachstum ohne Personal: Wie du mehr Einheiten betreust, ohne dass die Qualität kippt.
Entlastung im Rechnungswesen
Backoffice für Hausverwaltungen
Manchmal ist die schnellste Lösung nicht Automatisierung, sondern Abgabe. Für Verwaltungen, die personell am Limit sind, übernehme ich die laufende Arbeit selbst – dauerhaft oder nur für die Monate, in denen alles gleichzeitig fällig wird.
Buchhaltung
Laufende Buchhaltung deiner Verwaltung, Objekt- und Hausgeldbuchhaltung, Belegerfassung und Rechnungsläufe.
Lohnabrechnung für dein Team
Laufende Entgeltabrechnung für deine Mitarbeiter, inklusive Meldungen und monatlicher Auswertungen.
Lohnabrechnung für die Gemeinschaften
Wenn eine WEG ihren Hausmeister oder die Reinigungskraft selbst anstellt, wird sie zum Arbeitgeber – mit Betriebsnummer, Minijob-Zentrale, Umlagen und Unfallversicherung. Diesen Teil übernehme ich, damit er nicht bei dir oder beim Beirat hängen bleibt.
Nebenkostenabrechnungen
Wenn im Frühjahr alles gleichzeitig fällig wird, erstelle ich die Abrechnungen für deine Mietobjekte mit. Auch einmalig, nur für eine Saison.
Das läuft bei mir auf denselben automatisierten Abläufen, die ich dir sonst einrichte. Du zahlst für das Ergebnis, nicht für die Stunden.
Wo KI in deiner Verwaltung sofort hilft
Posteingang: Jede eingehende Mail wird automatisch dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit zugeordnet, nach Thema sortiert und mit einem Antwortentwurf versehen. Du prüfst und schickst raus.
Schadensmeldungen: Meldung rein, Vorgang angelegt, Handwerker beauftragt, Termin nachgehalten – automatisch, bis jemand eingreifen muss.
Rechnungen und Belege: Rechnungsdaten werden ausgelesen, dem Objekt und der Kostenart zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt. Statt abtippen nur noch prüfen.
Eigentümerversammlung: Aus der Aufzeichnung entsteht ein Protokollentwurf. Die rechtliche Prüfung bleibt bei dir – die Tipparbeit nicht.
Beschlussumsetzung: Jeder Beschluss bekommt automatisch Frist, Zuständigkeit und Wiedervorlage. Nichts geht unter, niemand muss nachfragen.
Wiederkehrende Fragen: Die zehn Fragen, die zur Abrechnung jedes Jahr kommen, beantwortet eine KI in deinem Ton und mit deinen Zahlen.
Bereit, rauszufinden, was in deinem Betrieb möglich ist?
Schreib mir – und wir schauen gemeinsam, wo KI dir wirklich hilft.
Fragen? Schreib mir.
Dein Ansprechpartner:
Steven Paschke
Gründer & Geschäftsführer, WFOP Consulting GmbH